供应商如何迈好投标第一步,标书如何制作才更节约成本

在政府采购活动中,按照我国立法惯例,关于政府采购工程,<采购法>有规定的应当执行<采购法>规定,<采购法>没有规定的,应当执行<招投标法>规定.那么,无论是执行<采购法>和<招投标法>开展的各项采购活动,其实都涉及到标书的制作问题(非工程服务类采购也有标书,只不过有所区别而已);笔者就也说标书如何制作才更节约?说之一二:

“中标”无疑是一件值得庆贺的事,对中标供应商而言付出终有回报,对未中标的供应商来讲相信也是一个学习的过程,必定获益匪浅;“中标”无疑是一件很不容易的事,需要付出艰苦的努力和细致的工作,还要“过关斩将”,突破重围,最后才能“笑傲江湖”。笔者在采购工作实践中接触到的两件小事,很值得广大有志政府采购市场的供应商们深思和警醒。

中小企业参与投标应注意的问题

一.所谓标书是指:在招投标时所用的一种文本形式的某项业务之底价及详细标的采购预算、评标标准,评估报告、资金构成和合同价格,也称招投标文件;1.制定标书要根据某项发标信息披露的内容、准入条件、资格、资质、履约能力、可靠性、经验、信誉、财力资源、设备和其他物质设施、管理能力等,围绕条件逐一对照;2.供应商在吃透招投标的物相关信息披露精神后,一是在对照招投标条件,认为自己具备和达到条件后,再行报名参加招投标活动;二是切莫盲目行事或认为自己条件差不多,就一厢情愿意地制作起标书来;三是即使百分之百符合招投标条件,还要精打细算、精业求精、滴水不漏地去制作预选标书;四是在制作预选标书时,要在摸清市场行情、价格、品质、类型等信息后,再下手制作;五是要货比多家,能自己动手的就自己动手(充分利用网上溢价、市场询价、行家里手处打价等)方式、方法来善动脑筋,少走弯路制作预选标书;六是千万不能搞模仿、照搬式标书制作,要有自己的创意和真东西(因为即使中标或取得采购权后,具体操作还是你的重中之重大事,定什么调子、按什么路子走;如何履约才节约、才力挽狂澜,实现双赢)去取得标书的制作的更节约!

其一。某采购中心对一校园网建设项目进行公开招标,工作已进行到发售招标文件阶段,忽一日来了一位供应商欲购招标文件,与此供应商随行的还有两位,一行三人个个西装革履,衣冠楚楚,每人手上都戴有一枚硕大的“老板戒”,尽显“款爷”气度,径直来到中心主任处,嚷着,“我是某某品牌的一级代理商,快点把标书给我”,一种舍我其谁的“霸王”态势,当时主任正和一汽车销售商洽谈业务,于是示意该供应商到招标项目的具体经办人处办理购标事宜,此供应商出言不逊,“你自己为什么不接待我,还把我晾在这”,招标项目的经办人要求供应商提供营业执照等招标公告所要求的资格证明材料,经办人查看后发现该供应商缺少网络施工资质材料并要求提供,该供应商随即火冒三丈,“你在故意整我,我在某某市可是做了很多校园网项目,我到这可是花了几十块钱,你们是在排斥我们外地供应商”,采购中心的经办人耐心地说,“出售招标文件之前,我首先要初步审查你们公司的资质,这不仅是招标文件规定的要求,也是必经的程序,对所有供应商都是一视同仁,没有例外,请你配合,现在你可以和公司联系让他们将材料传真过来,如果联系不上,你先回去,等我们收到传真件并确认后,再将招标文件以电子邮件的方式发送给你,你就不必再来跑一趟”,该供应商哪里听得进这样的话,大放厥词,“你给我当心,什么东西,敢刁难老子,你给我等着”,接着扬长而去。

目前,各行各业都在大力推行招标投标制,企业参与投标已成为其谋求发展,取得商业合同的重要途径。面对新形势,中小企业如何有效地参与投标,是值得广大中小企业认真研究的课题。

二.采购人的标书如何制作才能更节约呢?1.采购人的标书也称政府采购的需方主体,是负责明确采购项目和采购需求的所有人;2.采购人涉及到开展某项采购项目或工程服务类(在达到国家规定招标限额以上的工程项目等),都要进行标书制作,只有做细市场分析、市场调研、供应商的外围考察斟酌等后,才能在节约上下功夫;3.充分发挥采购人或采购代理机构、当事人、委托社会中介机构代理采购、委托代理协议等的优势,尽量降低标书和采购成本,为政府采购的价廉物美、构建节约型采购打下基础;4.要实行无纸化起草标书,精心细作、节约化制作标书,力求标书的制作“多、快、好、省”!

其二。某单位因工作需要急需采购500张磁盘,采购人要求一定要保证质量,万不可以次充好,请供应商务必注意,参加询价的供应商共有四家,供应商皆云,“项目太小,没什么赚头,不感兴趣”,后来,众供应商还是参加了报价,结果有一供应商报出2元的单价,采购人对该供应商说,“你公司能否保证磁盘质量,我们要的是正宗产品,请慎重”,“2元供应商”拍着胸口说没问题,但事情远远还没结束,供应商如期将磁盘送交采购人,待采购人拆包后,众人不由一惊,一包10张磁盘的外壳竟有5种颜色,上机一试有3张是坏的,纯属“正宗”的“假冒伪劣”,成本价5毛钱,采购人正待责问并想追究误期责任,该供应商早已“软下”。

招标这种形式虽然在我国已经存在了
18年,但是国内很多中小企业对这种形式至今还不是很了解。他们在投标的时候,经常因为对应该注意的事项重视不够,导致竞标失败。如一些投标人由于长久以来形成的惯性思维,在参与投标的时候,仍然把精力主要放在跑关系上,而不是认真准备标书,结果造成竞标失利。也有一些投标人,在竞标过程中一味地强调已方价格的低廉,总认为低价是竞争中取胜的法宝。殊不知招标方进行招标,目的是寻找产品和服务都符合要求的投标人,而并非完全看重最低价格。针对上述这些有代表性的竞标失败的事例,我们建议,中小企业若想更加有效地参与投标,应该注意以下几点:

上二例所述事件在政府采购活动中并不鲜见,例一中的供应商的言语举止与其堂堂仪表简直判若两人,姑且不论其参加的是政府采购活动,其人态度蛮横,在人际交往中对他人缺乏最起码的人格尊重,缺乏与他人的合作意识,缺乏纪律和规矩观念,试想,这样的供应商如果“中标”,是否能够严格履行采购合同将成为一个“未知数”,其后果是多么可怕,采购人亦奈何不得;例二中的供应商无视采购人提出的采购要求,置其商业信誉于不顾,丝毫不珍视采购人的信任,犯了经营上的大忌,欲通过欺诈手段在本无利可图的情况下“赚上一笔”,结果聪明反被聪明误,误人害已,得不偿失。

• 加强招标投标法律、法规的学习。

作为政府采购活动的重要当事人,供应商应从上两例事件中吸取教训,引以为戒,自觉地遵守政府采购法律法规,在政府采购活动中讲文明、讲形象、讲诚信、讲实力,立足于做长久生意打造“常胜将军”,迈好走向“中标”的坚实一步。

了解和熟悉我国招标投标的主要法律、法规及相关配套的实施细则,是企业参与有效投标的前提。我国现行的招标投标法律层次为:第一层是由全国人大常委会制定的,属国家级招标投标法律;第二层是由国务院颁布的招标行政法规;三是省人大常委会、省政府出台的地方性招标规章。这些法律、法规和规章详细阐明了在我国境内开展招标投标活动的法律依据、适用范围、应遵循的具体程序和步骤,明确规定当事人在招标投标各阶段的行为规范以及所承担的法律责任等内容。

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